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华天动力:电子印章在OA系统中的应用


    【 转载】      

  1、永不消失的印章

  在文件上盖章的传统,在中国已经流转了几千年。那么随着无纸化办公模式(OA)的兴起,这种传统会逐渐消失么?

  答案显然是否定的。时至今日,印章已经不单单是一种用于识别的标记,更成为一种深厚的民族文化和象征而存在。无论是用于识别标记,还是美化作用,印章文化都已在中国人的工作和生活中不可或缺。

  但OA系统的出现,让印章的载体从最初笨重的简牍,变成了今天的电子文档;印章的形式也从最初的金石木玉,变成了今天的电子印章。

  那么,如何在电子文档的审批流转中使用电子印章呢?我们通过以工作流领先著称的华天动力OA系统来实际了解一下。

  2、电子印章的使用

  所谓电子印章,顾名思义就是电子化印章,作为数字加密文档的一种技术途径,电子印章提供了更高强度的安全认证信息,可以满足企业高标准的安全要求,目前已经在OA系统中广泛使用,主要用法是:

  在OA系统的审批文件中加盖公司印章或个人印章、个人签名,而在华天动力OA系统中,无论是WORD文件,还是电子表单,都可以加盖电子印章;

  在OA系统中指定电子印章的使用人员,如财务人员只能只使用财务章,而无法使用合同章,一般员工只能使用个人印章等;

  在OA系统中验证电子印章的真伪(加盖人和加盖时间),防止被复制和盗用。

  加盖电子印章和签名后的文件效果图如下:

  1)Word文档:可以手动插入电子印章,也可以将电子印章添加到文档模板。

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  2)电子表单:审批人审批表单时,系统可自动插入电子印章,无需手动操作。

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  那么如何制作电子化印章呢?

  很简单,只要将企业印章、个人印章或个人签名盖到白纸上,扫描到电脑里调整好大小,然后通过华天动力OA系统自带的免费印章制作工具(可在www.oa8000.com下载),就可以将印章图片转换为加密的电子印章了。

  3、电子印章的安全性

  在华天动力OA系统中,印章安全通过三个手段来保障:

  一是电子印章必须设置密码后方可使用;

  二是每个电子印章在文档中都能够通过印章验证看到印章是由哪个用户在什么时候盖的,如果点击印章后在印章验证中不显示印章信息,那就表示这仅是一个印章图片而不是真实的印章;

  三是对于电子印章,OA系统中模拟公司实际管理,能够设置公章的所有者--即公章的可用人员,如果当前用户不是公章的可用人员,那么即使在审批中有盖章权限,也不能看到和使用公章。

  加盖电子印章时需要进行密码验证,以保证印章的安全性,如下图示:

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  如果是多个印章,列表中显示的不同时间对应不同的签章。如果印章是从别处拷贝过来的图片,而不是通过印证密码添加的印章,在印章验证处就不会显示出用户信息。从而,可判断此印章的真伪。

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  需要指出的是,中小企业、政府机关、科研机构等不同类型的单位对电子印章安全性的要求会有很大差别。华天动力OA系统标准化产品中集成的电子印章管理是一个实用、易用、高性价比的解决方案,安全性对于绝大部分企业来说足够使用了。

  但如果企业有更高的需求,则可以集成更高级别的电子印章或文件管理控件,甚至集成CA认证。但这种系统的价格往往非常高昂,甚至远远超出了OA系统的价格,所以企业需要考虑清楚,在安全性和成本之间达到一个合理的平衡。

  4、电子印章的应用故事

  金信集团办公室发布通知,要求加强对审批文件的规范性管理。

  办公室主任刘明在集团例会上说:“为了便于OA系统中文件的存档和发布,现在公司的财务章、公章、合同章等都已经制作成电子印章,开始在OA系统的审批文件中使用了。经和赵总研究,经理们也需要使用个人电子印章,在需要签字的时候使用。不用担心,信息部会协助大家制作电子印章。”

  信息部经理姜程说道:“我会派人收集各位领导的签字,然后统一制作成电子签章,并上传到OA系统中,大家直接使用就可以了。每个人只能使用自己的电子签名,而且在使用时还需要输入密码验证,签章密码和系统的登录密码是不一样的。如果怀疑印章有问题,我们还具有印章验证的功能,可以查看印章的真伪,所以大家不用担心电子签名的安全性。”

  研发经理孙悦然笑着说:“连签名都省了,看来我们以后连自己的名字都不会写了,给大家配个手写板吧。”

  姜程:“手写板也能实现电子签名的功能,可是还不如用电子签名方便呢,不会写没关系,咱们别忘了自己叫什么就行,哈哈。”

  众人大笑。

idc.zol.com.cn true http://idc.zol.com.cn/97/979333.html report 3560   1、永不消失的印章   在文件上盖章的传统,在中国已经流转了几千年。那么随着无纸化办公模式(OA)的兴起,这种传统会逐渐消失么?   答案显然是否定的。时至今日,印章已经不单单是一种用于识别的标记,更成为一种深厚的民族文化和象征而存在。无论是用于识...
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